Jak rozliczyć się z klientem?

W Bizky Prime możesz rozliczać sprzedaż swoich usług zarówno z firmami, jak i z osobami fizycznymi. To, jaki dokument wykorzystasz do rozliczenia sprzedaży, zależy przede wszystkim od tego, kim jest Twój klient.

W większości przypadków rozliczenie będzie polegało na wystawieniu faktury. Jeśli jednak świadczysz usługi wielu osobom fizycznym i otrzymujesz od nich płatności przelewem, możesz skorzystać również z ewidencji sprzedaży.

Kto jest stroną rozliczenia?

To jedna z najważniejszych zasad działania Bizky Prime.

Sprzedawcą wskazanym na fakturze zawsze jest Fundacja AIP. To Fundacja jest formalną stroną sprzedaży i jej dane znajdują się w polu „Sprzedawca”.

Nabywcą jest Twój klient, czyli firma lub osoba fizyczna, dla której świadczysz usługę. W przypadku klienta biznesowego może to być zarówno firma polska, jak i zagraniczna.

Twój projekt również jest widoczny na fakturze. Na dole dokumentu znajduje się pole „Sprzedaż realizowana przez”, w którym wskazywana jest nazwa projektu prowadzonego przez Ciebie w Bizky Prime.

Oznacza to, że na fakturze:

• Sprzedawca – Fundacja AIP,
• Nabywca – Twój klient,
• Sprzedaż realizowana przez – nazwa Twojego projektu w Bizky Prime.

Jeżeli nazwa projektu jest jednocześnie Twoim imieniem i nazwiskiem, właśnie taka nazwa może pojawić się w tym miejscu. 

❗ Nazwę projektu możesz zmienić tylko przed dodaniem pierwszej faktury w systemie. Po dodaniu pierwszej faktury zmiana nazwy projektu nie będzie już możliwa.

Dlatego przed wystawieniem pierwszego dokumentu upewnij się, że nazwa projektu jest taka, jaką chcesz posługiwać się w Bizky Prime i widzieć na swoich fakturach.

Fakturę przygotowujesz w systemie SIAIP, uzupełniając dane swojego klienta oraz informacje dotyczące sprzedaży. Dane Fundacji AIP jako sprzedawcy oraz nazwa Twojego projektu pojawiają się na gotowym dokumencie w odpowiednich polach.

Szczegółową instrukcję uzupełnienia formularza i wystawienia dokumentu znajdziesz w artykule: Jak wystawić fakturę sprzedażową?

Jakie są sposoby rozliczenia z klientem?

W Bizky Prime możesz rozliczyć sprzedaż na dwa sposoby:

• poprzez wystawienie faktury konkretnemu klientowi,
• poprzez ewidencję sprzedaży, jeżeli świadczysz usługi osobom fizycznym i spełniasz warunki do korzystania z tej formy.

1️⃣ Jeśli Twoim klientem jest firma 

Jeżeli świadczysz usługę na rzecz firmy, zawsze wystawiasz fakturę. Dotyczy to zarówno firm polskich, jak i zagranicznych, niezależnie od formy prowadzenia działalności, np. jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki.

Dla sprzedaży na rzecz firm nie korzystasz z miesięcznej ewidencji sprzedaży przeznaczonej dla osób fizycznych.

2️⃣ Jeśli Twoim klientem jest osoba fizyczna

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych masz dwie możliwości.

Pierwsza opcja to wystawienie faktury.

Możesz wystawić osobną fakturę każdej osobie fizycznej. Na dokumencie nabywcą będzie konkretny klient, a sprzedawcą – Fundacja AIP.

Druga opcja to prowadzenie ewidencji sprzedaży.

Jeśli współpracujesz z wieloma osobami fizycznymi i otrzymujesz od nich płatności przelewem, nie musisz wystawiać każdej z tych osób osobnej faktury. Możesz prowadzić miesięczną ewidencję sprzedaży w pliku Excel.

Jak działa ewidencja sprzedaży?

Ewidencję prowadzisz przez cały miesiąc kalendarzowy. W pliku zapisujesz poszczególne transakcje z klientami.

Dla każdej sprzedaży wskazujesz informacje potrzebne do jej rozliczenia, m.in.:

• datę świadczenia usługi,
• dane klienta,
• nazwę wykonanej usługi,
• walutę,
• kwotę netto, brutto,
• stawkę VAT.

Na końcu pliku znajduje się podsumowanie całej sprzedaży za dany miesiąc. Tak przygotowana ewidencja jest następnie wprowadzana do systemu jako jeden dokument księgowy.

Dzięki temu, jeśli w ciągu miesiąca obsługujesz wiele osób fizycznych, nie musisz tworzyć w systemie osobnego dokumentu dla każdej transakcji.

❗ Ewidencję sprzedaży za dany miesiąc należy dodać do systemu najpóźniej do 5. dnia kolejnego miesiąca. Przykładowo, ewidencję za lipiec należy wprowadzić najpóźniej do 5 sierpnia.

Szczegółową instrukcję znajdziesz w artykule: Jak prowadzić ewidencję sprzedaży dla osób fizycznych?

❗ Płatności od osób fizycznych przyjmuj przelewem

Jeżeli rozliczasz sprzedaż dla osób fizycznych w ramach Bizky Prime, płatności powinny być przyjmowane przelewem na subkonto projektu.

Sprzedaż gotówkowa na rzecz osób fizycznych i rozliczenia wymagające korzystania z kasy fiskalnej nie są obsługiwane w ramach Fundacji AIP.

Dowodem zakupu dla osoby fizycznej może być potwierdzenie przelewu dokonane przez klienta, które jednoznacznie wskazuje kwotę, datę oraz odbiorcę płatności.

Gdzie powinien zapłacić Twój klient?

Płatności za sprzedaż rozliczaną w ramach Bizky Prime powinny trafiać na subkonto przypisane do Twojego projektu.

W przypadku faktury odpowiedni numer rachunku znajduje się na gotowym dokumencie. Twój klient wykonuje przelew zgodnie z danymi wskazanymi na fakturze.

Jeżeli korzystasz z ewidencji sprzedaży, płatności od osób fizycznych również powinny trafiać przelewem na subkonto Twojego projektu. Oznacza to, że musisz przekazać swojemu klientowi numer rachunku, na który powinien wykonać płatność.

Numery swoich rachunków znajdziesz w systemie. Szczegółową instrukcję znajdziesz w artykule: Gdzie znajdę numery swoich subkont bankowych?

Środki z rozliczeń z klientami nie powinny być kierowane bezpośrednio na Twoje prywatne konto bankowe.

Co dzieje się z dokumentem w systemie? 

Fakturę oraz ewidencję sprzedaży dodajesz w sekcji Finanse i księgowość → Sprzedaż w systemie SIAIP.

Przygotowany dokument trafia następnie do weryfikacji naszej księgowości. Po zaakceptowaniu faktura staje się gotowym dokumentem, który możesz przekazać swojemu klientowi. Ewidencja sprzedaży pozostaje natomiast dokumentem wewnętrznym służącym do rozliczenia sprzedaży z osobami fizycznymi.

Szczegółowe instrukcje znajdziesz w artykułach: Jak wystawić fakturę sprzedażową? oraz 
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży dla osób fizycznych?

Czy przed rozliczeniem potrzebujesz umowy?

Zanim rozpoczniesz rozliczanie współpracy, upewnij się również, czy nie wymaga ona wcześniejszego zawarcia umowy.

Umowa może być konieczna m.in. ze względu na wartość transakcji, przeniesienie autorskich praw majątkowych lub sposób współpracy z osobami fizycznymi.

Szczegółowe zasady znajdziesz w artykule: Kiedy potrzebna jest umowa z kontrahentem?

Pamiętaj o podatku VAT

Fundacja AIP jest czynnym podatnikiem VAT, dlatego przy rozliczaniu sprzedaży należy również zastosować odpowiednią stawkę VAT.

Pamiętaj, że jeśli Twój klient zapłaci kwotę brutto, nie oznacza to automatycznie, że cała otrzymana kwota jest do Twojej dyspozycji. Część środków może stanowić podatek VAT, który zostanie rozliczony z urzędem skarbowym.

Jeżeli nie masz pewności, jaką stawkę VAT zastosować, skontaktuj się z nami przez Centrum Pomocy.

Więcej informacji znajdziesz w artykule: Jak działa podatek VAT w Bizky Prime?

Najważniejsze informacje

✅ Fundacja AIP zawsze jest sprzedawcą wskazanym na fakturze.
✅ Nabywcą jest Twój klient.
✅ Jeżeli sprzedajesz usługę firmie, zawsze wystawiasz fakturę.
✅ Osobę fizyczną możesz rozliczyć na podstawie faktury albo miesięcznej ewidencji sprzedaży.
✅Ewidencja sprzedaży jest przeznaczona do rozliczania płatności otrzymywanych od osób fizycznych przelewem.
✅ Płatności od klientów trafiają na subkonto Twojego projektu.
✅Sprzedaż gotówkowa na rzecz osób fizycznych i rozliczenia wymagające kasy fiskalnej nie są obsługiwane w ramach Fundacji AIP.